Cách tôi sắp xếp, quản lý thời gian
Bài này dài……
Nhân dịp hôm qua tôi làm việc gần 17-18 tiếng đồng hồ và ngủ 5 tiếng, mình viết bài này. Thật ra không phải là khoe gì nhưng hôm qua tôi ở một trạng thái khá sung sức. Một phần vì tôi đang có nhiều dự định khá thú vị. Một phần vì tôi được đi học kiến thức mới và một phần vì tôi đang ôm nhiều việc. Nếu hôm qua tôi dành vài tiếng chơi với con thì sẽ giảm được số giờ làm việc, nhưng do hôm qua thằng bé hơi “hư”, bị mẹ la, khóc bù lu rồi mệt quá lăn ra ngủ sớm, không chơi với ba nổi. Nhưng 6h sáng nay nó đã dậy và gọi tôi dậy chơi chung trước khi đi học. Bình thường thì 8h ba mẹ con mới dắt nhau ra khỏi nhà đi học.
Tôi không nói phải là làm nhiều hay làm ít là tốt vì đó là ý kiến cá nhân của mỗi người. Nếu bạn ngồi kế bên xem tôi làm việc thì sẽ thấy mình làm việc hơi điên cuồng. Tôi có thể làm nhiều tasks cùng một lúc, trên nhiều thiết bị khác nhau. Khi tôi tập trung thì tốc độ xử lý công việc sẽ cao hơn nhiều. Tuy nhiên cũng có những ngày mình khá uể oải, và chỉ hoàn thành 80-90% công việc trong ngày. Ai mà chả thế.
Tính tôi khá cực đoạn trong chuyện phải giải quyết một task nào đó liền liền cho nó nhẹ đầu. Như chuyện trả lời tin nhắn, email cũng vậy. Nếu tôi “lỡ” đọc được thì mình trả lời ngay, còn nếu tôi seen mà không trả lời thường là do tôi miss tin nhắn.
Tôi nghĩ việc quản lý thời gian hay sắp xếp thời gian như thế nào cho hiệu quả cũng liên quan cả tính cách của một cá nhân hoặc một vài “khả năng” nào đó. Ví dụ nếu một việc gì chệch kế hoạch thì tôi sẽ khá khó chịu. Giờ thì cũng đỡ nhiều rồi. Hoặc việc tôi nhớ lâu nhớ dai cũng giúp ích cho công việc. Dĩ nhiên là nhớ những gì cần nhớ thôi 😂. Tôi nghĩ như vậy. Có nhiều bạn gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian và hỏi ý kiến của mình. Dù tôi chia sẻ hết vài trang giấy cách mình sắp xếp công việc thì các bạn vẫn gặp vấn đề nào đấy. Ví dụ Sơn bảo em hay quên và không nhớ lâu được, hay Uyên sẽ thỉnh thoảng lơ tơ mơ một tí. Nói chung ai cũng có vấn đề mà. Tôi cũng vậy thôi. Chẳng qua là liệu mình có tìm cách khắc phục nó.
Vậy giờ tôi cũng chia sẻ với các bạn cách tôi làm hen, còn thành hay bại mình hãy đổ thừa cho “định mệnh”. Đây chủ yếu là những cái mẹo thôi, các bạn cũng có thể Google thêm các tips quản lý thời gian, tiếng Anh tiếng Việt đều có đủ.
Đầu tiên là công cụ quản lý. Dùng cái nào thì tùy bạn. Có bạn sẽ thích note mọi thứ hết lên lịch, có bạn sẽ làm to-do-list, hay có bạn sẽ ghi chú ở đâu đó để nhắc nhớ công việc của mình. Có những ứng dụng khá hay như bạn cần set up lịch họp thì bạn sẽ gửi link cho đối tác. Họ có thể book lịch trống của bạn. Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở bạn khi tới giờ họp. Tôi thì cố gắng sắp xếp họp trong 2 khung giờ chính là 10h sáng hoặc 2h chiều. Lý dó là buổi sáng sau khi đưa con đi học xong, tôi sẽ tranh thủ làm những công việc quan trọng cho team để khi mọi người bắt đầu làm việc thì không bị gián đoạn. Còn khoảng 2h chiều là tôi nghĩ phù hợp để các đối tác kịp tỉnh ngủ sau khi nghỉ trưa và cũng để tôi tranh thủ họp hành trước khi tập trung những công việc quan trọng của buổi chiều. Đa phần đây là những buổi họp Online. Còn nếu gặp mặt thì tôi thường sẽ xếp vào 9h hay 9:30 sáng. Đưa con đi học rồi tiện chạy đi họp luôn.
Tôi sẽ có nhiều màn hình khác nhau để khi cần multi tasks hay cần phải chuyển đổi nhanh giữa các ứng dụng thì tôi có thể làm ngay. Nói là màn hình chứ thực chất là các thiết bị khác nhau như điện thoại, tablet để tôi đỡ mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng. Tôi không thích làm việc trên màn hình lớn lắm vì tôi không quen, việc đảo mắt giữa một không gian rộng lớn cũng ảnh hưởng đến tốc độ công việc của tôi. Ý kiến cá nhân thôi chứ tôi biết nhiều bạn thích làm việc trên màn hình lớn.
Nếu có thể làm việc trên điện thoại thì thật tuyệt vời. Tôi xài Iphone XS Max thôi, đủ cho công việc của mình. Nếu cần làm moodboard thì tôi dùng Pinterest để tìm hình ảnh tham khảo, sau đó dùng Adobe Mix để sắp xếp mọi thứ lại với nhau rồi xuất hình, up lên dropbox và copy link gửi cho khách hàng hoặc team. Việc này chỉ mất chừng 10-15 phút mà tôi cá rằng nếu tôi làm trên máy tính thì sẽ lâu hơn nhiều. Lý do tôi xài các ứng dụng này vì tôi thích và quen rồi. Nếu rảnh rỗi tôi sẽ tìm một ứng dụng thay thế khác nếu nó tiện hơn. Điện thoại của tôi cũng có phần mềm viết kịch bản để khi có idea gì hay mà đang đi ra ngoài, tôi viết vào luôn. Nhưng nếu không có cũng chả sao, tôi ghi chú trên điện thoại rồi về copy lại vào máy tính để làm. Tôi không quá chú trọng việc phải chỉnh chu ngồi trên máy, phần mềm đầy đủ mới làm. Bàn làm việc của tôi còn là cái bàn ăn mà. Nhiều khi tôi viết hết kịch bản trong cái notes trên điện thoại rồi về copy vào máy xong format lại thôi, nó cũng nhanh hơn nhiều.
Tôi thích dùng máy phần mềm có thể gửi tin nhắn thoại, voice message. Như vậy cũng nhanh và tiện cho tôi trong một số tình huống. Team tôi chắc ám ảnh nghe giọng tôi lắm rồi. Thay vì trước giờ feedbacks bằng việc ghi chú ra thì tôi sẽ quay màn hình lại rồi thu voice luôn. Từ ngày tôi khám phá bí kíp quay màn hình iphone thì tôi lại tiết kiệm thời gian được nhiều hơn. Hôm bữa chat với bạn Sơn mà tôi đang bận, tôi bồn chồn đợi bạn nhắn lại thì lâu quá, tôi gọi luôn. Bạn giải thích 5s tôi hiểu vấn đề và nhắn liền cho khách hàng luôn. Toàn bộ mọi thứ mất có 1 phút thay vì 5 phút nếu cứ phải nhắn tin qua lại.
Tương tự hôm bữa đồng nghiệp gọi cho tôi để họp vì có anh sếp mới về nên cần bàn giao công việc. Mạng chậm + với việc bị nhiễu thông tin, rồi phải mở bảng này, tab kia…, tôi thấy cuộc họp sẽ mất kha khá thời gian. Tôi không thoải mái lắm. Tôi bảo rằng để tôi viết note lại hết cho mọi người đọc, rồi chúng ta có thể gọi nhau nếu cần. Việc đó cũng chỉ mất của tôi 10 phút của tôi và mọi người thôi thay vì phải gọi điện cho nhau giải thích mất 30 phút. Nhiều người cho rằng việc gì cũng nên call thì sẽ tốt hơn. Tôi không nghĩ vậy. Bạn phải book lịch họp, bạn phải check ai rảnh lúc này, lúc kia, rồi rớt mạng, rồi abcdefgh gì đó quá mất thời gian.
Khi có bạn nhắn tôi “Anh ơi”… và không có gì sau đó. Lúc đọc được tôi lại phải hỏi “có gì không em ơi”, rồi đợi bạn online để trả lời…. là đã thấy mất thời gian rồi. Tôi dặn mấy bạn cần gì cứ nói ra liền luôn đi rồi tôi sẽ trả lời ngay khi đọc được. Các bạn sẽ thấy tôi dùng từ “mất thời gian” hơi nhiều vì tính tôi nó vậy.
Bạn cứ tưởng tượng nếu trong một tập thể một người tiết kiệm được 10 phút thì 10 người là 100 phút và 100 phút có thể làm nhiều thứ khác. Ví dụ tôi đang dùng thời gian trống viết bài blog này. Thiệt là tôi viết blog không lâu lắm vì trước khi viết là tôi đã biết mình muốn viết gì, mà việc biết mình muốn viết gì là tôi cũng đã nghĩ trước đó rồi, như lúc đang ăn tối, lúc đang chuẩn bị ngủ. Nói chung là tôi hơi bị tranh thủ.
Tôi sẽ thường phân chia công việc lớn nhỏ, trước sau để làm. Những việc kém quan trọng tôi có thể để sau cùng. Tôi sẽ ghi chú những việc trong ngày vào điện thoại và xóa dần sau khi xong. Tôi nghĩ vậy cho lẹ vì nếu phải mở một cái app để điền vào rồi set thời gian abcd gì đó thì cũng lâu lắm. Tùy task mà tôi dùng app. Nhưng cho tới hiện tại là tôi chưa dùng cái app nào quản lý công việc ngoại trừ lịch họp, lịch đi chơi mà diễn ra khoảng vài tuần nữa.
Trong ngày thì bình thường tôi sẽ thức dậy lúc 7h và check tin nhắn đối tác, do họ ở Mỹ là chính. Sau đó tôi sẽ trả lời nhanh và update team trong 30 phút. 7:30 thì tôi gọi vợ và thằng bé dậy. Đôi khi tôi sẽ gọi trễ hơn tí nếu nó mê ngủ. 2 vợ chồng đưa nó đi học xong rồi về thì khoảng 8:30, tôi làm việc cho đến trưa. Giờ ăn trưa của tôi không cố định. Có ngày thì tôi chợp mắt nghỉ trưa xíu và có ngày thì không. Sau đó thì tôi tiếp tục làm việc đến 4h chiều rồi đi đón thằng bé, đôi khi là 4:30. Về nhà thì tôi sẽ chơi với nó một tí. Thỉnh thoảng tôi sẽ trả lời tin nhắn qua email. Thường 7h hai vợ chồng sẽ đi ăn tối và về nhà lúc 9h hoặc trễ hơn. Sau đó tôi sẽ làm việc tiếp đến 12h đêm hoặc 1-2h sáng. À nếu con nó còn thức thì tôi sẽ chơi với nó thêm tí rồi cho nó đi ngủ. Có những ngày nó chỉ ngủ khi tôi lên ngủ với nó. Thật ra là nó muốn tôi chơi với nó. Nhiều khi chỉ cần 15 phút hai cha con làm trò khùng điên là nó ngủ. Không phải ngày nào tôi cũng y boong vậy. Có khi 10h tối tôi rủ vợ coi phim. Nhiều khi tính vừa coi vừa đọc sách nhưng rồi tôi giục cuốn sách luôn vì phim hay quá. Sách thì đọc lúc nào chả được :))
Tôi thường sẽ đặt ra mốc thời gian hoàn thành công việc hoặc chủ động khi nào tôi sẽ gửi gì. Việc này giúp tôi tập trung hơn và có cam kết cao hơn. Tôi thích mấy bạn hay hỏi tôi deadline để các bạn không bị lầy. Đôi khi chỉ là “Có deadline thì em sẽ tập trung hơn”.
Tôi cũng ghét làm mất thời gian của người khác. Đôi khi một công việc mà bạn cho là nhỏ nhưng mất vài tiếng của vài người lận đó. Có những khi team xong việc hay hết tasks sớm thì tôi bảo mọi người nghỉ đi. Sẽ có những lúc công việc nhiều khiến team hay làm trễ thì khi “được” rảnh mình enjoy một tí cũng được.
Tản mạn vậy thôi. Đó là cách tôi làm việc. Nhưng vì là con người nên vẫn sẽ có lúc thế này thế kia. Đôi khi tôi sẽ enjoy bằng cách chả làm gì cả.
Tôi nghĩ chỉ có một và cái tính mà tôi cũng bực bội với chính tôi đó là khi thấy gì thì phải xử lý liền cho bằng được, và tôi dễ cáu…. khi mạng chậm :))