Kinh nghiệm đi tìm ý tưởng theo nhóm
Nhân dịp hôm nay tổ chức một buổi brainstorming cho các bạn tại Flyer, mình có tóm tắt lại kinh nghiệm tổ chức cho team art của mình, vì đây là một buổi brainstorm chưa tốt và mình “cố tình” để mọi thứ như vậy. Mình cho rằng khi “rơi vào” vấn đề một cách thực tế, chúng ta sẽ dễ rút kinh nghiệm hơn. Cá nhân mình cũng thường “học nhanh” như vậy. Tôi đang nỗ lực để cố gắng phát triển các kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý cho team art của mình.
Buổi Brainstorm này chưa tốt vì hầu như mọi người chưa ai chuẩn bị gì cả. Mọi người chỉ được thông báo là sẽ có buổi brainstorm mà thôi. Khi bắt đầu thì có sự cố về thiết bị nè, hoặc trong quá trình brainstorm thì mọi người chưa có input gì cả mà chỉ là những chia sẻ cá nhân như “em thấy việc lồng ghép câu chuyện vào thì rất khó”. Buổi brainstorm này chưa tốt vì tôi là người nói nhiều nhất để gợi đường hướng cho mọi người.
Đối với mình thì một buổi brainstorming không thể bắt đầu tốt khi chưa có gì. Nghĩa là chúng ta cần phải chuẩn bị trước một số nội dung sau:
Lý do của buổi Brainstorm: Chúng ta Brainstorm để làm gì, giải quyết vấn đề gì.
Mục tiêu của buổi Brainstorm: Kết thúc buổi này chúng ta sẽ thu hoạch được gì?
Chuẩn bị gì trước khi Brainstorm: Bạn không thể bước vào căn phòng với một thái độ ngây thơ, một cái đầu trống hoắc. Chúng ta cần nghiên cứu trước về đề tài, nội dung để khi buổi brainstorm bắt đầu, mọi người sẽ bắn phá… Bên cạnh đó cần phải chuẩn bị sẵn công cụ. Ví dụ: nếu brainstorm online thì make sure trước buổi brainstorm micro của chúng ta không bị gì. Việc để các thành viên khác đợi cũng ảnh hưởng chất lượng buổi Brainstorm.
Nội quy của buổi Brainstorm: Chúng ta sẽ brainstorm với tinh thần như thế nào để tất cả mọi người đều đóng góp một cách công bằng và hiệu quả.
Vai trò của các thành viên: Ai sẽ lead, ai sẽ ghi chú…
Thời gian Brainstorm: Càng lâu càng mệt nên cố gắng có mốc thời gian cụ thể. Ví dụ buổi Brainstorm hôm nay bắt đầu lúc 10:30, có một xíu sự cố với Micro của Vũ nên 10 phút sau mới bắt đầu và đúng 11:27 tôi thông báo buổi brainstorm chấm dứt và bàn next steps với các thành viên.
Người lead buổi Brainstorm quan trọng vì người đó cần tạo động lực, thúc đẩy các thành viên bắn phá ý tưởng. Bạn không cần phải là một người có nhiều ý tưởng nhưng bạn có thể gợi ý các thành viên bằng WHAT, WHY, HOW để mọi người có chút mồi. Giống như chơi Boardgame, chúng ta sẽ có quản trò vậy.
Ban đầu buổi brainstorm có thể hơi lệch hướng vì mọi người chưa vào mood. Tuy nhiên chúng ta không nên “từ chối” ý tưởng của ai ngay mà cứ để họ nói một vòng cái đã. Sau đó chúng ta sẽ cố gắng điều hướng theo mục tiêu của buổi Brainstorm.
Để cho tiện thì mình nên có công cụ. Nếu làm offline thì nên có bảng, mấy cái card để ghi chú ý tưởng. Còn online thì có thể sử dụng công cụ online để connect các ý tưởng lại với nhau.
Cuối buổi Brainstorm nên tóm tắt lại chúng ta đã làm được gì và next steps của các thành viên. Liệu chúng ta sẽ tổ chức tiếp một buổi nữa hay vai trò của các thành viên sẽ là gì sau đó.
Mục đích của bài viết này cũng là để cho team art của tôi đọc lại và tổ chức một buổi brainstorm tốt hơn, và tôi có nói rằng mình sẽ không tham gia cùng. Hy vọng các bạn cũng thấy hữu ích nhé.